En este blogger como podemos ver encontramos la evidencia y la informacion que contiene el modulo de la ejecusion y mejoramiento de los procesos en la unidad administrativa, tambien podemos encontrar los conocimientos basicos que nos brinda este modulo y la importancia que tiene en la administracion empresarial.
Alli se hace una descripcion detallada de cada uno de los temas que fueron pieza clave de este modulo y la aplicabilidad que tiene cada uno en las empresas y organizaciones y el conocimiento que nos aporta cada uno para las empresas y para la vida personal y es de gran importancia tener encueta la enseñanza o que nos aporta este modulo y todo el contenido que se encuentra dentro.
PLANEACION
Toma de decisión con el fin de cumplir unos objetivos y metas para el desarrollo y fortalecimiento de la organización.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
1. PRINCIPIO DE PRESICION : permite hacerse con la máxima exactitud con el fin de alcanzar los objetivos propuestos por la organización
2. PRINCIPIO DE LA FLEXIBILIDAD: permite a la organización adaptarse al cambio.
3. PRINCIPIO DE UNIDAD: los procesos deben ir de la mano, deben estar integrados de manera que se construya un solo plan.
TIPOS DE PLANEACION
PLANEACION ESTRATEGICA
Es una herramienta de la gerencia estratégica, la cual consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la organización y formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear todo un conjunto de ventajas direccionadas en la misión y objetivos de la organización.
PENSAMIENTO ESTRATEGICO: Es una habilidad que se posee y puede desarrollarse en términos estratégicos con el fin de lograr los objetivos propuestos.
¿PARA QUE SIRVE LA PLANEACION ESTRATEGICA?
Su principal utilidad radica en la capacidad empresarial para organizar y formalizar los procesos de tal manera que los dueños o directivos de una organización estén obligados a estudiar sus negocios frente al mercado a partir de la cual se definen planes de acción teniendo en cuenta el logro de los objetivos empresariales.
¿Quiénes HAN UTILIZXADO LA PLANEACION ESTRATEGICA?
Todas las empresas la utilizan con diferentes experiencia ya sean positivas o de fracaso.
¿CUANDO SE IMPLEMENTA LA PLANEACION ESTRATEGICA?
Se puede implementar en todo momento, debe realizarse periódicamente o al final del último trimestre del año.
¿COMO HAGO LA PLANEACION ESTRATEGICA?
Una vez analizada la situación actual, existen herramientas de análisis como matrices de dirección, software de simulación, análisis y comparación con el fin de direccionar estratégicamente mi empresa.
¿CUALES SON LOS PRINCIPALES TROPIESOS QUE SE TIENEN EN LA PLANEACION ESTRATEGICA?
· No exista un compromiso entre los trabajadores y el jefe
· Deficiente participación de la mayoría de los trabajadores en una empresa
BENEFICIOS QUE OFRECE LA PLANEACION ESTRATEGICA
Medir lo que se tiene y lograr lo que se pueda
PLANEACION TACTICA
La planeación táctica es una función administrativa que determina con anticipación que se debe hacer y cuales son los objetivos que a mediano plazo se deben alcanzar, busca brindar condiciones racionales para la empresa y sus áreas se organicen con respecto a la realidad actual y futura. De igual forma es un gran contribuyente con la planeación estratégica de una organización, ya que plantea objetivos a mediano plazo.
La planeación parte del reconocimiento de que "puesto que las acciones presentes reflejan necesariamente previsiones implícitas y presuposiciones sobre el futuro, estas previsiones y presuposiciones deben ser explícitas y objetivas en cualquier tipo de análisis realizado para que ciertos asuntos inmediatos se vuelvan menos confusos y, en consecuencia, menos importantes". Si el futuro va a llegar, y siempre llega en cualquier momento, ¿porqué dejar que aparezca sin estar debidamente preparados para enfrentarlo e improvisar soluciones que no siempre serán las mejores? Existe la mentalidad simplista de solucionar los problemas a medida que surgen en las empresas, lo cual las torna más reactivas que proactivas ante los acontecimientos, respecto de los eventos que ocurren en un mundo repleto de cambios. En el fondo, la planeación es una técnica utilizada para asimilar la incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de las empresas.
PLANEACION OPERATIVA
La planeación operativa consiste en establecer claramente la aplicación del plan estratégico conforme a objetivos específicos. En el caso de los administradores electorales, esta labor puede aplicarse a una parte o a la totalidad del proceso electoral. Cada procedimiento específico, ya sea registro de electores, la educación al votante, la votación o el escrutinio de votos, implica la realización de una serie de operaciones dentro de un tiempo determinado de tal forma que se cumpla con lo estipulado en la ley y regulaciones electorales.
Al igual que el plan estratégico, la planeación operativa debe ser sencilla, fácil de entender para todos los participantes y permitir que los oficiales electorales sepan que actividades deben realizar y el tiempo de que disponen para completarlas.
PLANEACION POR ESCENARIOS
Consiste en realizar un recorrido de una organización empresa desde sus inicios especificando cada a uno de sus cambios o surgimientos que esta a tenido hasta plasmarla hacia un futuro. Consiste también en imaginarse múltiples narraciones de lo que se vivió y lo que se esta viviendo y tener una imaginación de cómo esta operaria mas adelante.
PLAN CONTINGENCIA
Son los procedimientos específicos prestables de coordinación, de movilización y respuesta ante la ocurrencia de un evento particular para el cual se tiene escenarios establecidos
TIPOS DE EMERGENCIA:
-Por fenómeno natural: producidos por la naturaleza inundaciones etc.
-por fenómenos tecnológicos: producidos por actividades realizadas
CONDICIONES A TENER ENCUENTA A LA HORA DE DISEÑAR UN PLAN DE INCONTINGENCIA:
1- Densidad de ocupación de la edificación
2- características del ocupante
3- existencias de personas ajenas
4- condiciones de iluminación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es un instrumento de apoyo administrativo que agrupa procedimientos precisos con un objetivo común que describe en su secuencia lógica las distintas actividades en que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, señalando, generalmente , quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
1. PRINCIPIO DE PRESICION : permite hacerse con la máxima exactitud con el fin de alcanzar los objetivos propuestos por la organización
2. PRINCIPIO DE LA FLEXIBILIDAD: permite a la organización adaptarse al cambio.
3. PRINCIPIO DE UNIDAD: los procesos deben ir de la mano, deben estar integrados de manera que se construya un solo plan.
TIPOS DE PLANEACION
PLANEACION ESTRATEGICA
Es una herramienta de la gerencia estratégica, la cual consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la organización y formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear todo un conjunto de ventajas direccionadas en la misión y objetivos de la organización.
PENSAMIENTO ESTRATEGICO: Es una habilidad que se posee y puede desarrollarse en términos estratégicos con el fin de lograr los objetivos propuestos.
¿PARA QUE SIRVE LA PLANEACION ESTRATEGICA?
Su principal utilidad radica en la capacidad empresarial para organizar y formalizar los procesos de tal manera que los dueños o directivos de una organización estén obligados a estudiar sus negocios frente al mercado a partir de la cual se definen planes de acción teniendo en cuenta el logro de los objetivos empresariales.
¿Quiénes HAN UTILIZXADO LA PLANEACION ESTRATEGICA?
Todas las empresas la utilizan con diferentes experiencia ya sean positivas o de fracaso.
¿CUANDO SE IMPLEMENTA LA PLANEACION ESTRATEGICA?
Se puede implementar en todo momento, debe realizarse periódicamente o al final del último trimestre del año.
¿COMO HAGO LA PLANEACION ESTRATEGICA?
Una vez analizada la situación actual, existen herramientas de análisis como matrices de dirección, software de simulación, análisis y comparación con el fin de direccionar estratégicamente mi empresa.
¿CUALES SON LOS PRINCIPALES TROPIESOS QUE SE TIENEN EN LA PLANEACION ESTRATEGICA?
· No exista un compromiso entre los trabajadores y el jefe
· Deficiente participación de la mayoría de los trabajadores en una empresa
BENEFICIOS QUE OFRECE LA PLANEACION ESTRATEGICA
Medir lo que se tiene y lograr lo que se pueda
PLANEACION TACTICA
La planeación táctica es una función administrativa que determina con anticipación que se debe hacer y cuales son los objetivos que a mediano plazo se deben alcanzar, busca brindar condiciones racionales para la empresa y sus áreas se organicen con respecto a la realidad actual y futura. De igual forma es un gran contribuyente con la planeación estratégica de una organización, ya que plantea objetivos a mediano plazo.
La planeación parte del reconocimiento de que "puesto que las acciones presentes reflejan necesariamente previsiones implícitas y presuposiciones sobre el futuro, estas previsiones y presuposiciones deben ser explícitas y objetivas en cualquier tipo de análisis realizado para que ciertos asuntos inmediatos se vuelvan menos confusos y, en consecuencia, menos importantes". Si el futuro va a llegar, y siempre llega en cualquier momento, ¿porqué dejar que aparezca sin estar debidamente preparados para enfrentarlo e improvisar soluciones que no siempre serán las mejores? Existe la mentalidad simplista de solucionar los problemas a medida que surgen en las empresas, lo cual las torna más reactivas que proactivas ante los acontecimientos, respecto de los eventos que ocurren en un mundo repleto de cambios. En el fondo, la planeación es una técnica utilizada para asimilar la incertidumbre y dar más consistencia al desempeño de las empresas.
PLANEACION OPERATIVA
La planeación operativa consiste en establecer claramente la aplicación del plan estratégico conforme a objetivos específicos. En el caso de los administradores electorales, esta labor puede aplicarse a una parte o a la totalidad del proceso electoral. Cada procedimiento específico, ya sea registro de electores, la educación al votante, la votación o el escrutinio de votos, implica la realización de una serie de operaciones dentro de un tiempo determinado de tal forma que se cumpla con lo estipulado en la ley y regulaciones electorales.
Al igual que el plan estratégico, la planeación operativa debe ser sencilla, fácil de entender para todos los participantes y permitir que los oficiales electorales sepan que actividades deben realizar y el tiempo de que disponen para completarlas.
PLANEACION POR ESCENARIOS
Consiste en realizar un recorrido de una organización empresa desde sus inicios especificando cada a uno de sus cambios o surgimientos que esta a tenido hasta plasmarla hacia un futuro. Consiste también en imaginarse múltiples narraciones de lo que se vivió y lo que se esta viviendo y tener una imaginación de cómo esta operaria mas adelante.
PLAN CONTINGENCIA
Son los procedimientos específicos prestables de coordinación, de movilización y respuesta ante la ocurrencia de un evento particular para el cual se tiene escenarios establecidos
TIPOS DE EMERGENCIA:
-Por fenómeno natural: producidos por la naturaleza inundaciones etc.
-por fenómenos tecnológicos: producidos por actividades realizadas
CONDICIONES A TENER ENCUENTA A LA HORA DE DISEÑAR UN PLAN DE INCONTINGENCIA:
1- Densidad de ocupación de la edificación
2- características del ocupante
3- existencias de personas ajenas
4- condiciones de iluminación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es un instrumento de apoyo administrativo que agrupa procedimientos precisos con un objetivo común que describe en su secuencia lógica las distintas actividades en que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, señalando, generalmente , quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse.
MANUAL DE FUNCIONES
Este manual contiene las responsabilidades y obligaciones especificas de los diferentes puestos que lo integra la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias. se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización. Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones esta subordinado directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo. Al igual que el manual de normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
DESCRIPCION DE PUESTOS · Identificación de puestos de trabajo · Nombre · Área de desempeño · Codificación · Descripción genérica (objetivo) · Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto · Diarias o frecuentes · Semanales · Quincenales · Mensuales · Trimestral · Semestrales · Anuales · Ocasionales o eventuales · Requisitos del ocupante del puesto · Nivel académico
ELABORACION DEL MANUAL: La elaboración del manual es la etapa mas sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de tecnicismo exagerados a menos de que se trate de un manual especifico. Para una tarea de tipo técnico. Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que faciliten la interpretación del contenido del mismo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Este manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Ayuda a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoria administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.
Este manual contiene las responsabilidades y obligaciones especificas de los diferentes puestos que lo integra la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias. se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización. Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura organizacional, a que posiciones esta subordinado directa e indirectamente y cual es su relación con otros puestos de trabajo. Al igual que el manual de normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.
DESCRIPCION DE PUESTOS · Identificación de puestos de trabajo · Nombre · Área de desempeño · Codificación · Descripción genérica (objetivo) · Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto · Diarias o frecuentes · Semanales · Quincenales · Mensuales · Trimestral · Semestrales · Anuales · Ocasionales o eventuales · Requisitos del ocupante del puesto · Nivel académico
ELABORACION DEL MANUAL: La elaboración del manual es la etapa mas sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de tecnicismo exagerados a menos de que se trate de un manual especifico. Para una tarea de tipo técnico. Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que faciliten la interpretación del contenido del mismo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Este manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Ayuda a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoria administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA: delimitacion del procedimientorecolección de la informaciónanálisis de información y diseño del procedimientoanálisis del procedimiento
ELEMENTOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOIDENTIFICACION: logotipo, nombre de dependencia, nombre o sigla de la unidad administrativa, nombre de la empresa, titulo y fecha.
INDICEINTRODUCCIONOBJETIVODESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTO
PLANEACION TACTICA La planeación táctica es una función administrativa que determina con anticipación que se debe hacer y cuales son los objetivos que a mediano plazo se deben alcanzar, busca brindar condiciones racionales para la empresa y sus áreas se organicen con respecto a la realidad actual y futura. De igual forma es un gran contribuyente con la planeación estratégica de una organización, ya que plantea objetivos a mediano plazo.
Manual es el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
Procedimiento es la sucesión cronológica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan de manera sistemática la forma de realizar una función o un aspecto de ella.
El “Manual de Procedimientos” es un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que describe en su secuencia lógica las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse.
El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, ya sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con la mayor precisión posible los siguientes aspectos:
1.-Delimitación del procedimiento
¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?
¿Dónde se inicia?
¿Dónde termina?
Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podrá fijar el objetivo del estudio; éste servirá de guía para la investigación, el análisis y la propuesta del procedimiento o procedimientos en estudio.
2.- Recolección de la Información
Consiste en captar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.
Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son:
a) Investigación documental.
b) Entrevista directa.
c) Observación de campo.
3.- Análisis de la Información y Diseño del Procedimiento
Constituye una de las partes más importantes del estudio de procedimientos, consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron durante la recolección de información, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual.
Responder a los siguientes interrogantes:
¿Qué trabajo se hace?
Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de éstas.
¿Quién lo hace?
Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como individuos o como grupos, para la realización del trabajo.
¿Cómo se hace?
Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio determinado.
¿Cuándo se hace?
Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.
¿Dónde se hace?
Se refiere a la ubicación geográfica y al domicilio de las oficinas.
¿Por qué se hace?
Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; también se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento.
4. - Análisis del Procedimiento
Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o rediseñar un procedimiento, se deberá utilizar la técnica de los cinco puntos que se presenta a continuación:
Eliminar.
Combinar.
Cambiar.
Mejorar.
Mantener.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL
Identificación
Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán aparecer y/o anotarse los datos siguientes:
1. Logotipo de la dependencia.
2. Nombre de la dependencia.
3. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o actualización.
4. Título del Manual de Procedimientos.
5. Fecha de elaboración o en su caso, de actualización.
ÍNDICE
En este apartado se presentan de manera sintética y ordenada, los apartados principales que constituyen el manual. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuación:
a) INTRODUCCIÓN
b) OBJETIVO DEL MANUAL
c) NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS
a) INTRODUCCIÓN
Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones, así como la autorización del titular del departamento.
b) OBJETIVO(S) DEL MANUAL
El objetivo deberá contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual de procedimientos; su elaboración se ajustara a los lineamientos que se describen a continuación.
· Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.
· La redacción será clara, concreta y directa.
· La descripción se iniciara con un verbo en infinitivo.
· Se describirá en una extensión máxima de doce renglones.
· Se evitará el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.
c) PROCEDIMIENTOS
Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados:
· El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.
· La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.
· No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.
Propósito del procedimiento.
Alcance.
Referencias.
Responsabilidades.
Definiciones.
Método de trabajo:
Políticas y lineamientos.
Descripción de actividades.
Diagrama de flujo.
Formatos e instructivos.
Manual es el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
Procedimiento es la sucesión cronológica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan de manera sistemática la forma de realizar una función o un aspecto de ella.
El “Manual de Procedimientos” es un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que describe en su secuencia lógica las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran, señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse.
El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, ya sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con la mayor precisión posible los siguientes aspectos:
1.-Delimitación del procedimiento
¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?
¿Dónde se inicia?
¿Dónde termina?
Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podrá fijar el objetivo del estudio; éste servirá de guía para la investigación, el análisis y la propuesta del procedimiento o procedimientos en estudio.
2.- Recolección de la Información
Consiste en captar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento, y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.
Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son:
a) Investigación documental.
b) Entrevista directa.
c) Observación de campo.
3.- Análisis de la Información y Diseño del Procedimiento
Constituye una de las partes más importantes del estudio de procedimientos, consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron durante la recolección de información, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual.
Responder a los siguientes interrogantes:
¿Qué trabajo se hace?
Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de éstas.
¿Quién lo hace?
Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como individuos o como grupos, para la realización del trabajo.
¿Cómo se hace?
Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio determinado.
¿Cuándo se hace?
Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.
¿Dónde se hace?
Se refiere a la ubicación geográfica y al domicilio de las oficinas.
¿Por qué se hace?
Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; también se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento.
4. - Análisis del Procedimiento
Una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente, y se considera que es necesario mejorar o rediseñar un procedimiento, se deberá utilizar la técnica de los cinco puntos que se presenta a continuación:
Eliminar.
Combinar.
Cambiar.
Mejorar.
Mantener.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL
Identificación
Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán aparecer y/o anotarse los datos siguientes:
1. Logotipo de la dependencia.
2. Nombre de la dependencia.
3. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o actualización.
4. Título del Manual de Procedimientos.
5. Fecha de elaboración o en su caso, de actualización.
ÍNDICE
En este apartado se presentan de manera sintética y ordenada, los apartados principales que constituyen el manual. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuación:
a) INTRODUCCIÓN
b) OBJETIVO DEL MANUAL
c) NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS
a) INTRODUCCIÓN
Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él. Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones, así como la autorización del titular del departamento.
b) OBJETIVO(S) DEL MANUAL
El objetivo deberá contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual de procedimientos; su elaboración se ajustara a los lineamientos que se describen a continuación.
· Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.
· La redacción será clara, concreta y directa.
· La descripción se iniciara con un verbo en infinitivo.
· Se describirá en una extensión máxima de doce renglones.
· Se evitará el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.
El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.
c) PROCEDIMIENTOS
Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados:
· El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.
· La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.
· No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.
Propósito del procedimiento.
Alcance.
Referencias.
Responsabilidades.
Definiciones.
Método de trabajo:
Políticas y lineamientos.
Descripción de actividades.
Diagrama de flujo.
Formatos e instructivos.
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